A betegfelvétel adminisztrációja a legalapvetőbb feladat egy rendelő életében, a mindennapos munka alapja. Ebben a segédletben meg fogjuk nézni, hogyan zajlik ez a folyamat abban az esetben, ha egy új ügyfél érkezik a rendelőbe, és hogyan, ha egy – korábban már rögzítetett – gazdi adatait kell felvenni.
1. Betegfelvétel készítése új – korábban még nem rögzített – gazdi esetén: #
Alapadatok kitöltése új látogató esetén: #
A folyamat elkezdéséhez először is kattintson a „BETEGFELVÉTEL” menüre, amiben az összes korábbi betegfelvételt megtalálja. Új betegfelvétel készítéséhez válassza a „+” jelet.
A megjelenő űrlapon azonnal megadhatja az állat chip azonosítóját, és ha a „PETVETDATA LETÖLTÉS” gombra kattint, a tulajdonosra vonatkozó összes – PetVetData rendszerben szereplő – adat automatikusan betöltődik majd a VetAssist felületére.
Ezek után kiválaszthatja, melyik állatorvos, asszisztens látja el az állatot, ami a későbbi visszakövethetőség szempontjából hasznos.
„NÉV” mező: Írja be a tulajdonos, gazdi nevét.
„HÁZIÁLLAT” mező: Ebben az esetben csupán az alapbeállítás lesz elérhető.
„JOGI FORMA” mező: Válassza ki, magánszemélynek vagy cégnek (pl.: menhely) kíván számlázni.
Az ezt követő mezőkben a számlázási adatokat kell megadni.
„HÁZIÁLLAT ADATAI” mezők: Ezt a szakaszt értelemszerűen a háziállat adataival szükséges kitölteni, de csupán a csillaggal jelölt mezők számítanak kötelezőnek. A mentéshez tehát nem szükséges minden opciót kitölteni.
Szöveges elemek kitöltése: #
Amikor ezzel elkészült, kattintson a „BETEGFELVÉTEL MENTÉSE” gombra – így vissza fog térni a lista nézetbe. Ha ezek után a „MEGTEKINTÉS” gombra kattintással visszatér a szerkesztésbe, látni fogja, hogy az űrlap kibővült. Megadhat:
- Anamnesis-t
- Diagnózist
- Javaslatot
Ehhez egyszerűen írja be a kívánt szöveget az üres mezőkbe. Mentés után a kórlapon és a rendszerben is meg fog jelenni a szövegezés.
Termékek, terápiák hozzáadása: #
Kezelések közben fontos a termékek, terápiák betegfelvételhez adása, ugyanis ezek alapján lehet majd kiállítani a számlát, illetve a raktárkészletről (amennyiben használ) is ez a veszi le az elhasznált mennyiségeket.
A folyamat elkezdéséhez keresse meg a „TERMÉKEK” és/vagy a „TERÁPIÁK” szakaszokat, majd kattintson a „+” jelre. A megjelenő mezőbe kezdje el beírni az adott gyógyszer, terápia nevét, majd a megjelenő lehetőségek közül kattintson az ideálisra. Kiválasztás után a mező kibővül, így már megadhat mennyiséget, árat, kedvezményt.
Ha elkészült, mentse el a változtatásokat, így a termék/terápia meg fog jelenni a megfelelő szakaszban. Szükség esetén a felvitt cikk törölhető, illetve a mennyisége is egyszerűen módosítható. Oltás felvitele esetén beállíthatja a következő vakcinázás dátumát, ami alapján a rendszer értesítő üzenetet küldhet ki a tulajdonosnak.
Kisállat-biztosítás ajánlása, kötése betegfelvételen belül: #
Kutya és macska kezelése esetén a betegfelvételi űrlapon – amennyiben más feltételek is teljesülnek – megjelennek a renszer által kiszámolt kisállat-biztosítási csomagok. Ezekről tájékoztathatja a gazdikat, igény esetén pedig a „BIZTOSÍTÁST KÖTÖK” gombra kattintva elindítható az igénylés folyamata.
Amennyiben az állatra valamilyen okból nem köthető biztosítás, azt a rendszer tájékoztató jelleggel kiírja.
Betegfelvételhez tartozó dokumentumok generálása: #
A betegfelvételi űrlap alsó szakaszán a következő dokumentumokat készítheti el:
- Kórlap
- Tartozáselismerő nyilatkozat
- Nyilatkozat és meghatalmazás
- Ivartalanítási megbízás és nyilatkozat
A dokumentum elkészítéséhez csak kattintson a szükséges opcióra. Kórlap esetén meghatározhatja, melyik állatorvos felhasználóhoz tartozzon a dokumentum, a többi esetben azonban azonnal megjelenik a kívánt fájl, PDF formátumban. Innen kinyomtathatja, letöltheti az iratot, a kórlapot pedig e-mailben is kiküldheti a rendszeren keresztül.
Ehhez a legenerált kórlap mellett kattintson az „ELKÜLDÉS EMAILBEN” gombra. A rendszer ezek után még rá fog kérdezni, hogy biztosan szeretné-e kiküldeni az e-mailt, vagy sem.
Betegfelvételhez tartozó számlák kiállítása: #
Egy betegfelvétel akkor válik számlázhatóvá, amikor az űrlap alján rákattint a „A BETEGFELVÉTEL SZÁMLÁZHATÓ” gombra.
Ezek után a „A BETEGFELVÉTELHEZ TARTOZÓ BIZONYLATOK” szakaszban már ki tudja állítani a következő számlatípusokat:
1. Számla:
Hagyományos számla kiállításához kattintson a „SZÁMLA KÉSZÍTÉSE” opcióra. Egy ablakban meg fognak jelenni a szükséges beállítási lehetőségek, illetve a számla előnézetét is megtekintheti mentés előtt. Ha elkészült, kattintson a „SZÁMLA ELKÉSZÍTÉSE” gombra.
2. Előlegszámla:
Előlegszámla kiállításához kattintson a „ELŐLEGSZÁMLA KÉSZÍTÉSE” opcióra. Egy ablakban meg fognak jelenni a szükséges beállítási lehetőségek, illetve a számla előnézetét is megtekintheti mentés előtt. Ha elkészült, kattintson az „ELŐLEGSZÁMLA ELKÉSZÍTÉSE” gombra.
3. Díjbekérő:
Díjbekérő kiállításához kattintson a „DÍJBEKÉRŐ KÉSZÍTÉSE” opcióra. Egy ablakban meg fognak jelenni a szükséges beállítási lehetőségek, illetve a számla előnézetét is megtekintheti mentés előtt. Ha elkészült, kattintson a „DÍJBEKÉRŐ ELKÉSZÍTÉSE” gombra.
4. Gyűjtőszámla:
Gyűjtőszámla készítéséhez kattintson a „GYŰJTŐSZÁMLA KÉSZÍTÉSE” gombra. A megnyíló űrlapon részletes beállítási lehetőségeket talál. A „BETEGFELVÉTELI RENDELÉSEK” szakaszban a gazdi/tulajdonos összes betegfelvétele megjelenik: ha a gyűjtőszámláró ki akarna hagyni bizonyos tételeket, kattintson a „KIHAGYÁS” gombra. Ezek után tekintse meg a számla előnézetét, vagy kattintson a „SZÁMLA ELKÉSZÍTÉSE” gombra.
5. Összesítő:
Összesítő kiállításához kattintson a „ÖSSZESÍTŐ KÉSZÍTÉSE” opcióra. A megjelenő ablakban kiválaszthatja a fizetési módot, majd az „ÖSSZESÍTŐ KÉSZÍTÉSE” gombra kattintva el is mentheti a dokumentumot.
Betegfelvétel lezárása: #
Ha felvitt minden terméket, terápiát, leírást és adatot, illetve elkészítette a szükséges számlákat is, kattintson a „BETEGFELVÉTEL LEZÁRÁSA” gombra. Ezek után a számla automatikusan kiküldésre kerül a megadott e-mail címre.
2. Betegfelvétel készítése visszatérő tulajdonos/gazdi esetén: #
Betegfelvételi űrlapot sokszor olyan gazdiknál kell készíteni, akik korábban már jártak az adott rendelőben. Ez – főként az alapadatok esetében – némileg változtat az űrlap kitöltésének folyamatán, ezen kívül megjelennek bizonyos kiegészítő lehetőségek is, melyek új gazdi felvételénél nem érhetők el.
Alapadatok kitöltése korábban már felvett látogató esetén: #
Korábban már felvett tulajdonos esetén az alapadatok kitöltése gyors és egyszerű. A „BETEGFELVÉTEL” menün belül kattintson a „+” jelre.
„NÉV” mező: Kezdje el beírni a tulajdonos nevét, majd a megjelenő opciók közül válassza ki a pontos személyt. Ennek köszönhetően a tulajdonosra vonatkozó, a rendszerben már szereplő adatok automatikusan ki fognak töltődni.
„HÁZIÁLLAT” mező: Amennyiben a tulajdonos korábban már több állatot is kezeltetett a rendelőben, az állatok közül egy lenyíló menüből választhatja ki az aktuálisan ellátást igénylőt. Kiválasztás után az állat adatai automatikusan betöltődnek a rendszerbe – módosításra természetesen van lehetőség. Új háziállat felvétele is lehetséges: ebben az esetben a leníló menüből kattintson az „ÚJ HÁZIÁLLAT FELVITELE” opcióra.
Korábbi oltások és korábbi betegfelvételek áttekintése: #
Amennyiben egy tulajdonos korábban már járt rendelőjében, úgy a betegfelvételi űrlapon meg fognak jelenni az állat korábbi betegfelvételei, oltásai. Ezeket a „KORÁBBI OLTÁSOK” és az „ELŐZMÉNYEK” szakaszban találja, megtekinthető formában.
A betegfelvétel készítésének lépései minden egyéb tekintetben megegyeznek a korábban említettekkel.
